Contoh Proposal Kegiatan dan Panduan Menyusun Laporan Pertanggungjawaban (LPJ)

Nah, bagi kalian yang masih bingung bagaimana membuat proposal kegiatan dan menyusun Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) untuk suatu acara di sekolah, kampus, instansi atau lembaga manapun, disini Nusapagi akan membeberkan panduannya untuk anda.

Untuk membuat proposal kegiatan dan atau menyusun Laporan Pertanggungjawaban (LPJ), silahkan disimak format penulisannya versi Nusapagi berikut ini :

A. Format Umum Penulisan Proposal Kegiatan

Bagian ini menjelaskan tentang latar belakang kegiatan yang akan dilakukan. Berkisar tentang situasi atau suasana yang ditangkap sehingga memunculkan rencana kegiatan untuk menjawab situasi yang ada. Sedapat mungkin latar belakang yang ada diungkapkan secara detail sehingga dengan membaca dapat dimengerti pola pikir yang ada dan juga bisa ditangkap mengapa rencana kegiatan itu muncul.

2. Tujuan Kegiatan

Menjabarkan tujuan dari rencana kegiatan yang ada. Bisa juga dijabarkan tujuan jangka panjang dan jangka pendek yang mau dicapai. Sedapat mungkin realistis dan ada indikator keberhasilan sehingga memudahkan juga dalam evaluasi yang dilakukan setelah kegiatan berjalan.

3. Bentuk Kegiatan

Jika hanya satu macam kegiatan, cukup dituliskan dengan singkat. Penjabaran kegiatan dapat juga diberikan secara singkat, lebih baik lagi jika bisa diberikan alur rencana kegiatan. Demikian juga bila ada lebih dari satu bentuk kegiatan, masing-masing dijabarkan secara singkat.

4. Pelaksana Kegiatan

Dijabarkan panita pelaksana kegiatan. Sedapat mungkin tidak hanya nama yang diberikan, tetapi juga penjelasan seperlunya siapa yang ada dalam kepanitiaan. Misalnya dari fakultas mana, nomor induk mahasiswa dan lain-lain.

5. Penanggung Jawab Kegiatan

Dijabarkan penanggung jawab kegiatan secara umum. Biasanya adalah Ketua Umum KMK yang bersangkutan. Atau kalau ada yang lain juga dijelaskan siapa, tidak hanya sekedar nama.

6. Peserta Kegiatan

Bagian ini juga penting untuk menjelaskan kepada siapa kegiatan itu ditujukan, sehingga indikator keberhasilan kegiatan juga mengarah dengan jelas.

7. Waktu dan Tempat Kegiatan

Penjelasan tentang waktu dan tempat di mana kegiatan akan dilaksanakan.

8. Penutup

Penutup Proposal Kegiatan.

9. Lembar Pengesahan Proposal

Dibuat dengan Format sebagai berikut :

B. FORMAT LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN KEGIATAN (LPJ)

1. Nama Kegiatan

Penjelasan ulang tentang kegiatan yang dilaksanakan.

2. Tema Kegiatan

Penjelasan ulang tentang tema kegiatan yang dilaksanakan.

3. Waktu dan Tempat Kegiatan

Penjelasan ulang tentang waktu dan tempat kegiatan yang dilaksanakan.

4. Panitia Pelaksana Kegiatan

Penjabaran ulang susunan panitia pelaksana.

5. Pelaksanaan Kegiatan

Ini bagian penting dalam Laporan Pertanggungjawaban. Format laporan bisa bervariasi, tetapi unsur-unsur yang harus ada adalah:

1. Latar Belakang Kegiatan

Ini merupakan penjelasan ulang tentang latar belakang kegiatan yang ada dalam proposal. Alur pemikiran sedapat mungkin jelas dalam latar belakang ini sehingga memunculkan kegiatan.

2. Tujuan Kegiatan

Penjabaran ulang tentang tujuan kegiatan yang dilaksanakan.

3. Sasaran Kegiatan

Penjabaran ulang tentang kepada siapa kegiatan itu ditujukan.

4. Pelaksanaan Kegiatan

Penjabaran lengkap acara kegiatan yang dilakukan.

5. Laporan Pelaksanaan Kegiatan

        Penjabaran Lengkap dan Detail tentang susunan acara yang dibuat selama kegiatan berlangsung, terutama pada acara inti kegiatan. Misalnya dalam session, dijelaskan secara singkat tapi padat apa yang disampaikan pemberi materi, tanggapan peserta dan hasil diskusi jika ada. Bila kegiatan berupa Outbond, disampaikan secara lengkap jenis-jenis game dan tujuan game serta bagaimana Outbond berlangsung.

6. Evaluasi Kegiatan

Bagian ini memberikan hasil evaluasi kegiatan. Berbagai evaluasi bisa diberikan, tetapi unsur-unsur yang harus ada adalah:

1. Evaluasi Kegiatan

Secara lengkap Panitia Pelaksana memberikan evaluasi terhadap kegiatan yang dilaksanakan. Evaluasi ini berkisar pada proses pelaksanaan kegiatan, tanggapan peserta, dan tujuan yang diberikan pada awal kegiatan, apakah berhasil atau tidak. Di sini pentingnya memberikan indikator keberhasilan pada proposal kegiatan.

2. Evaluasi Panitia

Masing-masing seksi, bahkan ketua panitia pelaksana memberikan evaluasi terhadap kinerja yang sudah dilakukan, gambaran tentang hambatan dan tantangan yang dihadapi serta saran dan usulan yang bisa dipelajari dan dipakai oleh panitia selanjutnya.

3. Evaluasi Proses Kegiatan

Penjabaran tentang apa yang terjadi selama kegiatan. Bisa juga memberikan evaluasi terhadap pembawa acara, pemberi materi, sehingga semakin nampak apakah alur kegiatan yang direncanakan bisa terlaksana atau tidak.

7. Laporan Keuangan

Secara lengkap diberikan perincian dana yang dipakai selama kegiatan. Perincian ini meliputi dana yang diperoleh dan yang dipakai, jika ada kelebihan akan dipakai untuk apa dan jika ada kekurangan siapa yang akan menanggungnya. Perincian itu juga harus dilengkapi dengan tanda bukti dana masuk dan keluar. Akan lebih baik jika masing-masing bukti dana masuk dan keluar diberi kode sehingga ketika membaca perincian bisa diketahui dengan mudah.

8. Penutup.

9. Lembar Pengesahan Laporan Pertanggungjawaban

Format dibuat mirip dengan proposal, tetapi kegiatan diganti dengan Laporan Pertanggungjawaban.

Catatan Penting:

“Hal-hal lain yang perlu dijelaskan dalam catatan penting akan dijelaskan secara terperinci disini”.

Demikianlah Contoh Proposal Kegiatan dan Panduan Menyusun Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) versi Nusapagi. Semoga dapat membantu kita semua dalam membuat proposal dan menyusun Laporan Pertanggungjawaban (LPJ).